Cách Lấy Lại File Excel Đã Lưu Trước Đó – 6 Cách Khôi Phục Đơn Giản Nhất 2026

Cam kết từ TechTigi: Toàn bộ 6 phương pháp dưới đây đã được kiểm chứng thực tế trên Microsoft Excel 2019, 2021 và Microsoft 365 (bản cập nhật tháng 5/2026), chạy trên Windows 10 và Windows 11. Đội ngũ biên tập đã thực hiện thao tác ghi đè và khôi phục thành công trước khi đưa vào hướng dẫn.

Tại Sao File Excel Đã Lưu Lại Vẫn Bị Mất Dữ Liệu?

Nhiều người lầm tưởng rằng đã lưu file là an toàn. Nhưng thực tế có rất nhiều tình huống khiến bạn cần lấy lại phiên bản Excel đã lưu trước đó:

  • ✏️ Ghi đè nhầm: Chỉnh sửa xong rồi lưu, sau đó mới phát hiện dữ liệu cũ quan trọng hơn
  • ????️ Xóa dữ liệu rồi lưu: Xóa cả sheet/cột/hàng rồi nhấn Ctrl+S mà không để ý
  • ???? Dán đè dữ liệu: Copy-paste ghi đè lên vùng dữ liệu quan trọng rồi lưu lại
  • ???? File bị lỗi sau khi lưu: Lưu xong nhưng file bị corrupt, mở lên báo lỗi
  • ???? Nhiều người cùng chỉnh sửa: Đồng nghiệp vô tình ghi đè lên bản của bạn
  • ⚡ Máy tắt đột ngột giữa chừng lưu: File bị hỏng một phần do mất điện khi đang lưu

Tin tốt: Microsoft Excel lưu lịch sử phiên bản tự động (AutoRecover) và tích hợp với OneDrive để bạn có thể quay ngược thời gian về bất kỳ phiên bản nào trước đó — nếu biết cách.

Phân Biệt 3 Tình Huống Để Chọn Đúng Cách

Trước khi bắt đầu, xác định rõ bạn đang gặp tình huống nào để tiết kiệm thời gian:

Tình huống Cách phù hợp
Lưu đè nội dung cũ (file vẫn còn đó, chỉ mất dữ liệu trong file) Cách 1, 2, 3
File Excel bị xóa hoàn toàn khỏi máy tính Cách 4, 5
File bị lỗi / corrupt sau khi lưu, không mở được Cách 6

6 Cách Lấy Lại File Excel Đã Lưu Trước Đó

Cách 1: Dùng Version History Trên OneDrive (Nhanh & Chính Xác Nhất)

Đây là cách mạnh mẽ và chính xác nhất nếu file Excel của bạn đang được lưu trên OneDrive hoặc SharePoint. Bạn có thể xem và khôi phục về bất kỳ phiên bản nào trước đó, theo từng mốc thời gian cụ thể.

Điều kiện: File Excel phải được lưu trong thư mục OneDrive (không phải ổ C thông thường).

Cách A – Trực tiếp trong Excel:

  1. Mở file Excel cần khôi phục
  2. Nhấp vào tên file ở thanh tiêu đề phía trên (hoặc vào File → Info)
  3. Chọn "Version History" (Lịch sử phiên bản)
  4. Bảng danh sách các phiên bản theo ngày giờ sẽ hiện ra bên phải
  5. Nhấp vào bất kỳ phiên bản nào để xem trước nội dung
  6. Nếu đúng phiên bản cần → Nhấn "Restore" để khôi phục

⚠️ Lưu ý: Nhấn Restore sẽ ghi đè lên phiên bản hiện tại. Nếu muốn giữ cả hai, hãy mở phiên bản cũ → File → Save As để lưu thành file riêng trước.

Cách B – Qua trình duyệt web (OneDrive):

  1. Truy cập onedrive.live.com → Đăng nhập
  2. Tìm và click chuột phải vào file Excel → Chọn "Version History"
  3. Danh sách phiên bản hiện ra → Click "Restore" hoặc tải về phiên bản cũ

???? OneDrive giữ lịch sử phiên bản bao lâu?

  • Tài khoản miễn phí: 30 ngày gần nhất
  • Microsoft 365 Personal/Family: không giới hạn (trong vòng 30 ngày + lưu theo cột mốc)
  • Microsoft 365 Business: 180 ngày

Cách 2: Dùng AutoRecover – Tìm File Backup Tự Động Của Excel

Excel tự động lưu một bản sao dự phòng (AutoRecover) theo chu kỳ định sẵn. Đây là "phao cứu sinh" khi bạn lỡ lưu đè hoặc máy tính tắt đột ngột.

Bước 1: Mở Excel → Vào File → Options → Save

Bước 2: Ghi nhớ đường dẫn trong ô "AutoRecover file location"
(Mặc định: C:\Users\[TênUser]\AppData\Roaming\Microsoft\Excel)

Bước 3: Mở File Explorer → Dán đường dẫn vào thanh địa chỉ → Enter

Bước 4: Tìm file trùng tên với file Excel của bạn, có đuôi .xlsb hoặc .xls
(Các file này được đặt tên theo định dạng: TênFile [AutoRecovered].xlsb)

Bước 5: Click đúp để mở → Kiểm tra dữ liệu → Lưu ngay bằng Ctrl + S

Đường dẫn AutoRecover theo hệ điều hành:

Hệ điều hành Đường dẫn mặc định
Windows 10/11 C:\Users\[User]\AppData\Roaming\Microsoft\Excel
macOS ~/Library/Containers/com.microsoft.Excel/Data/Library/Preferences/AutoRecovery

???? Mẹo tăng tần suất AutoRecover: Vào File → Options → Save → Đặt "Save AutoRecover information every" xuống còn 1 phút cho file quan trọng.

Cách 3: Dùng "Manage Workbook" – Recover Unsaved Workbooks

Tính năng này giúp lấy lại các bản lưu tạm kể cả khi file chưa từng được lưu lần nào hoặc bị đóng mà không lưu.

Các bước thực hiện:

  1. Mở Excel → Vào File → Info
  2. Nhìn vào mục "Manage Workbook" → Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống
  3. Chọn "Recover Unsaved Workbooks"
  4. Một cửa sổ File Explorer mở ra trỏ đến thư mục lưu file tạm
  5. Tìm file theo tên và thời gian → Double click để mở
  6. Thanh thông báo màu vàng xuất hiện → Nhấn "Save As" để lưu về vị trí mong muốn

???? File tạm chỉ tồn tại trong 4 ngày kể từ lần AutoRecover cuối cùng. Đừng để quá lâu mới tìm.

Cách 4: Khôi Phục Qua "Previous Versions" Của Windows

Windows tự động tạo Shadow Copy (bản sao bóng) của các file theo từng thời điểm — hoàn toàn độc lập với Excel, không cần OneDrive.

Điều kiện: Tính năng System Protection đã được bật từ trước.

Các bước thực hiện:

  1. Mở File Explorer → Điều hướng đến thư mục chứa file Excel
  2. Click chuột phải vào file Excel (hoặc thư mục chứa nó)
  3. Chọn "Properties" → Chuyển sang tab "Previous Versions"
  4. Danh sách các phiên bản theo ngày giờ sẽ hiện ra
  5. Chọn phiên bản cần → Nhấn "Open" để xem trước hoặc "Restore" để khôi phục

Nếu tab Previous Versions trống (không có phiên bản nào):

  • Nghĩa là System Protection chưa được bật trước đó
  • Bật ngay cho lần sau: Control Panel → System → System Protection → Configure → Turn on system protection

⚠️ Restore sẽ ghi đè file hiện tại. Luôn Copy phiên bản cũ ra thư mục khác thay vì Restore trực tiếp nếu bạn muốn giữ cả hai.

Cách 5: Dùng Phần Mềm Recuva Để Tìm Lại File Excel Đã Xóa

Nếu file Excel đã bị xóa hoàn toàn khỏi máy tính (không còn trong Recycle Bin), hãy dùng Recuva để quét và khôi phục.

Tải Recuva miễn phí: ccleaner.com/recuva

Các bước thực hiện:

  1. Tải và cài Recuva (nếu có thể, cài vào ổ đĩa khác với ổ chứa file bị xóa)
  2. Mở Recuva → Wizard xuất hiện → Chọn "Documents" hoặc "All Files" → Next
  3. Chọn "In a specific location" → Trỏ đến thư mục từng chứa file → Next
  4. Tích "Enable Deep Scan" → Start
  5. Sau khi quét xong, tìm file có đuôi .xlsx / .xls / .xlsb trong danh sách kết quả
  6. Chọn file (ưu tiên màu xanh lá) → Recover → Lưu vào ổ đĩa khác

Bộ lọc nhanh trong Recuva:

  • Nhập .xlsx vào ô tìm kiếm để lọc chỉ file Excel
  • Sắp xếp theo Date Modified để tìm file gần nhất

Cách 6: Sửa File Excel Bị Lỗi / Corrupt Không Mở Được

Đôi khi file Excel vẫn còn đó nhưng không mở được do bị lỗi (corrupt) sau khi lưu giữa chừng, mất điện, hoặc virus. Đây là các cách sửa:

Cách 6A – Dùng tính năng Repair tích hợp sẵn trong Excel:

  1. Mở Excel → File → Open → Browse
  2. Tìm đến file bị lỗi
  3. Không nhấn Open ngay — nhấn vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Open
  4. Chọn "Open and Repair…"
  5. Chọn "Repair" (để phục hồi dữ liệu tối đa) hoặc "Extract Data" (nếu Repair thất bại, lấy dữ liệu thô)

Cách 6B – Đổi đuôi file sang .zip để trích xuất dữ liệu:

File .xlsx thực chất là một file ZIP chứa nhiều file XML bên trong. Nếu Excel không mở được, bạn có thể tự trích xuất:

  1. Sao chép file Excel bị lỗi → Đổi tên đuôi từ .xlsx thành .zip
  2. Giải nén file ZIP vừa tạo
  3. Mở thư mục xl → worksheets → Tìm file sheet1.xml, sheet2.xml…
  4. Mở file XML bằng trình duyệt Chrome/Edge để đọc dữ liệu thô
  5. Copy dữ liệu cần thiết và dán vào file Excel mới

Cách 6C – Dùng công cụ online miễn phí:

  • Online Excel Repair: products.aspose.com/cells/repair
  • Repair My Excel: repairtools.recoverit.com
  • Tải file lên → Để hệ thống sửa tự động → Tải file đã sửa về

⚠️ Không tải file chứa dữ liệu nhạy cảm (tài chính, cá nhân) lên các công cụ online không rõ nguồn gốc.

So Sánh Tổng Hợp 6 Cách

Cách Tình huống Cần gì Miễn phí?
1 – Version History (OneDrive) Lưu đè, muốn về phiên bản cũ File lưu trên OneDrive ✅
2 – AutoRecover Máy tắt đột ngột, lưu đè gần đây Excel đã bật AutoRecover ✅
3 – Recover Unsaved File chưa lưu lần nào, đóng không lưu Excel (tích hợp sẵn) ✅
4 – Previous Versions Lưu đè, không dùng OneDrive Windows System Protection bật ✅
5 – Recuva File bị xóa hoàn toàn khỏi máy Tải Recuva ✅
6 – Open and Repair File lỗi, không mở được Excel / công cụ online ✅

Quy Trình Xử Lý Khi Phát Hiện Mất Dữ Liệu Excel

PHÁT HIỆN MẤT DỮ LIỆU
        ↓
File vẫn còn nhưng bị ghi đè?
    ├── Có dùng OneDrive → Cách 1: Version History
    ├── Không dùng OneDrive → Cách 4: Previous Versions
    └── Mới xảy ra (vài giờ) → Cách 2: AutoRecover
        ↓
File bị đóng mà không lưu?
    └── → Cách 3: Recover Unsaved Workbooks
        ↓
File bị xóa hoàn toàn?
    └── → Cách 5: Recuva (quét ổ đĩa)
        ↓
File vẫn còn nhưng không mở được?
    └── → Cách 6: Open and Repair / Đổi đuôi .zip
        ↓
Tất cả đều thất bại?
    └── → Dịch vụ phục hồi dữ liệu chuyên nghiệp

Cách Thiết Lập Excel Để Không Bao Giờ Mất Dữ Liệu Nữa

Dành 3 phút thiết lập những điều sau — bảo vệ dữ liệu vĩnh viễn:

1. Bật AutoSave + Lưu File Lên OneDrive

  • Lưu file Excel vào thư mục OneDrive thay vì Desktop hoặc ổ C
  • Thanh công cụ phía trên sẽ hiện nút AutoSave → Gạt sang ON
  • Excel sẽ tự lưu liên tục và ghi lại toàn bộ lịch sử phiên bản

2. Tối Ưu Cài Đặt AutoRecover

  1. File → Options → Save
  2. Đặt "Save AutoRecover information every" = 1 phút
  3. Bật "Keep the last AutoRecovered version if I close without saving"
  4. Ghi nhớ đường dẫn AutoRecover file location để tìm nhanh khi cần

3. Tạo Thói Quen Lưu Nhiều Phiên Bản

  • Với file quan trọng, dùng File → Save As và đặt tên kèm ngày:
    BaoCaoDoanhThu_2024-05-14.xlsx, BaoCaoDoanhThu_2024-05-15.xlsx…
  • Hoặc dùng tổ hợp Ctrl + Shift + S để lưu nhanh thành file mới

4. Bật System Protection Trên Windows

  1. Control Panel → System → System Protection
  2. Chọn ổ đĩa C → Configure → Turn on system protection
  3. Kéo dung lượng tối đa lên 5–10% ổ đĩa
  4. Nhấn OK → Windows sẽ tự tạo Shadow Copy định kỳ

Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Lưu đè file Excel rồi có lấy lại được dữ liệu cũ không?

Hoàn toàn có thể, tùy vào từng điều kiện. Nếu file lưu trên OneDrive → Dùng Version History (Cách 1). Nếu lưu trên máy tính thường → Thử Previous Versions (Cách 4) hoặc AutoRecover (Cách 2). Hành động càng sớm, cơ hội càng cao.

AutoRecover khác AutoSave như thế nào?

AutoRecover lưu bản sao tạm định kỳ (mặc định 10 phút) vào thư mục hệ thống, chỉ dùng để khôi phục khi sự cố. AutoSave (chỉ có khi dùng OneDrive/SharePoint) lưu liên tục lên đám mây theo thời gian thực và tạo lịch sử phiên bản đầy đủ. AutoSave mạnh hơn nhiều so với AutoRecover.

File Excel bị lỗi "The file is corrupt and cannot be opened" phải làm sao?

Thử theo thứ tự: (1) Dùng Open and Repair trong Excel (Cách 6A), (2) Đổi đuôi sang .zip để trích xuất dữ liệu thô (Cách 6B), (3) Dùng công cụ sửa online như Aspose (Cách 6C). Nếu vẫn không được, thử mở bằng LibreOffice Calc — đôi khi mở được file mà Excel không mở được.

Version History trong OneDrive lưu bao nhiêu phiên bản?

OneDrive lưu tất cả các phiên bản trong 30 ngày gần nhất với tài khoản miễn phí. Với Microsoft 365, các cột mốc phiên bản quan trọng được lưu vô thời hạn. Số lượng phiên bản không giới hạn, tự động xóa dần các phiên bản cũ khi vượt giới hạn lưu trữ.

Có thể xem trước nội dung phiên bản cũ trước khi khôi phục không?

Có. Cả Version History (OneDrive) và Previous Versions (Windows) đều cho phép Open (mở xem trước) mà không ảnh hưởng đến file hiện tại. Chỉ khi bạn nhấn Restore thì mới ghi đè. Hãy luôn xem trước trước khi khôi phục.

Tại sao tab "Previous Versions" của tôi luôn trống?

Vì System Protection chưa được bật trước thời điểm file bị ghi đè. Windows không thể tạo ngược Shadow Copy cho các thời điểm trong quá khứ. Hãy bật System Protection ngay hôm nay để bảo vệ cho tương lai.

Kết Luận

Mất dữ liệu trong file Excel đã lưu là tình huống ai cũng có thể gặp — nhưng hoàn toàn có thể xử lý được nếu bạn biết đúng cách. Trong số 6 cách TechTigi hướng dẫn, Version History trên OneDrive (Cách 1) là giải pháp toàn diện và đáng tin cậy nhất về lâu dài.

Lời khuyên thiết thực nhất: Hãy bật AutoSave và lưu file lên OneDrive ngay hôm nay — chỉ mất 30 giây thiết lập nhưng bảo vệ bạn khỏi hàng giờ công sức bị mất trong tương lai.

Bạn đang gặp tình huống nào với file Excel của mình? Để lại bình luận bên dưới để đội ngũ TechTigi hỗ trợ bạn tìm đúng giải pháp!

Bài viết liên quan

Bình luận của bạn

Bài viết xem nhiều