Cách Dùng Phần Mềm & Lấy Lại File Word Đã Lưu Trước Đó

Hướng dẫn chi tiết từng bước – từ những thao tác cơ bản trên Microsoft Word đến các cách khôi phục file bị mất hiệu quả nhất.

Phần 1

Cách Sử Dụng Microsoft Word Hiệu Quả

Mở và tạo tài liệu mới Cơ bản

Sau khi cài đặt Microsoft Office, bạn mở Word bằng cách nhấn đúp vào biểu tượng trên Desktop hoặc tìm trong menu Start. Tại màn hình chào, chọn Blank Document để tạo tài liệu trắng, hoặc chọn một mẫu (template) có sẵn như CV, hợp đồng, báo cáo.

• 1 Nhấn Ctrl + N để tạo tài liệu mới nhanh chóng
• 2 Nhấn Ctrl + O để mở file Word đã có trên máy
• 3 Chọn font chữ, cỡ chữ ở thanh Ribbon phía trên
• 4 Gõ nội dung, dùng Enter để xuống dòng mới

Định dạng văn bản chuyên nghiệp Quan trọng

Định dạng đúng giúp tài liệu dễ đọc, chuyên nghiệp và thể hiện được ý tưởng rõ ràng hơn. Chọn (bôi đen) đoạn văn trước, sau đó áp dụng định dạng mong muốn.

Thao tác	Phím tắt	Mức độ dùng
In đậm chữ	Ctrl + B	Rất thường
In nghiêng	Ctrl + I	Rất thường
Gạch chân	Ctrl + U	Thường
Căn giữa đoạn	Ctrl + E	Thường
Căn đều hai lề	Ctrl + J	Rất thường
Đổi cỡ chữ	Ctrl + Shift + P	Ít dùng

Mẹo: Dùng Styles (Heading 1, Heading 2, Normal) thay vì tự định dạng từng đoạn – giúp tài liệu đồng nhất và tạo được mục lục tự động dễ dàng hơn.

Chèn bảng, hình ảnh, ký hiệu Nâng cao

Để chèn các đối tượng vào tài liệu, vào tab Insert trên thanh Ribbon:

• 1Table – Chèn bảng, chọn số hàng/cột mong muốn
• 2Pictures – Chèn hình từ máy tính hoặc từ internet
• 3Symbol – Chèn ký hiệu đặc biệt (©, ™, ±, …)
• 4Header / Footer – Thêm tiêu đề đầu/cuối trang, số trang
• 5Table of Contents – Tạo mục lục tự động từ Heading Styles

Phần 2

Phím Tắt Cần Nhớ Khi Dùng Word

Những phím tắt tiết kiệm thời gian nhất

Thành thạo phím tắt giúp bạn làm việc nhanh hơn gấp 2–3 lần, không cần cầm chuột liên tục. Đây là bộ phím tắt quan trọng nhất cần thuộc lòng:

Ctrl + SLưu file (quan trọng nhất!)

Ctrl + ZHoàn tác thao tác vừa làm

Ctrl + YLàm lại (Redo)

Ctrl + AChọn toàn bộ nội dung

Ctrl + C / VSao chép / Dán nội dung

Ctrl + FTìm kiếm từ trong văn bản

Ctrl + HTìm và thay thế hàng loạt

Ctrl + PIn tài liệu ra máy in

Nhấn Ctrl + S thường xuyên trong lúc làm việc (mỗi 5–10 phút) để tránh mất dữ liệu khi mất điện hoặc máy bị treo đột ngột.

Phần 3

Cách Lưu File Word Đúng Cách

Lưu file lần đầu và lưu bản sao

Lần đầu lưu file, Word sẽ hỏi bạn đặt tên và chọn nơi lưu. Hãy đặt tên rõ ràng, có ngày tháng để dễ tìm lại. Chọn định dạng .docx (mặc định, dùng được ở mọi phiên bản) hoặc .pdf khi cần gửi cho người khác mà không muốn họ chỉnh sửa.

• 1 Nhấn Ctrl + Shift + S để mở hộp thoại Save As
• 2 Chọn thư mục lưu rõ ràng (Documents, Desktop...)
• 3 Đặt tên file có ngày: ví dụ "BaoCao_ThangMay_2025.docx"
• 4 Nhấn Save – sau đó dùng Ctrl + S để lưu tiếp tục

Lưu ý: Đừng lưu file quan trọng trực tiếp trên Desktop hoặc ổ C – nếu máy hỏng, cài lại Windows sẽ mất hết. Hãy lưu vào OneDrive, Google Drive hoặc ổ D/USB.

Phần 4

5 Cách Lấy Lại File Word Đã Lưu Hoặc Bị Mất

01

Dùng AutoRecover – tự động lưu của Word

Dùng khi: Máy tắt đột ngột, Word bị crash trước khi lưu

Microsoft Word có tính năng tự động lưu dự phòng mỗi 10 phút (có thể chỉnh lại). Khi mở lại Word sau sự cố, thường sẽ xuất hiện bảng "Document Recovery" bên trái – nhấn vào file để khôi phục ngay.

• 1 Mở Word → vào File → Open → Recent
• 2 Cuộn xuống dưới cùng → nhấn "Recover Unsaved Documents"
• 3 Tìm file có đuôi .asd → mở lên và lưu lại ngay thành .docx
• 4 Hoặc vào thư mục: C:\Users\TênBạn\AppData\Roaming\Microsoft\Word\

Để chỉnh thời gian AutoSave ngắn hơn: File → Options → Save → đổi thành 1–2 phút để an toàn hơn.

Tìm trong thư mục Temp của Windows

Dùng khi: Không tìm thấy file trong AutoRecover

Windows tạo ra các file tạm thời khi bạn làm việc. Những file này đôi khi vẫn còn dữ liệu của bạn dù bạn chưa lưu chính thức.

• 1 Nhấn tổ hợp Windows + R → gõ %temp% → nhấn Enter
• 2 Trong cửa sổ mở ra, tìm file có tên bắt đầu bằng ~WRL hoặc đuôi .tmp / .asd
• 3 Sao chép file ra Desktop → đổi tên đuôi thành .docx
• 4 Mở bằng Word để xem có nội dung không, nếu có thì lưu lại ngay

Khôi phục từ Previous Versions (Windows)

Dùng khi: File bị xóa hoặc chỉnh sửa sai, cần bản cũ hơn

Windows lưu lại các "ảnh chụp" (shadow copy) của thư mục theo thời gian – tính năng này giúp bạn quay lại phiên bản file trước khi bị thay đổi hoặc xóa.

• 1 Chuột phải vào thư mục chứa file Word → chọn Properties
• 2 Chọn tab "Previous Versions"
• 3 Chọn một phiên bản cũ trong danh sách → nhấn Open để xem trước
• 4 Nếu đúng nội dung cần → nhấn Restore để khôi phục hoàn toàn

Tính năng này chỉ hoạt động nếu bạn đã bật File History hoặc System Protection trước đó trong Windows Settings.

04

Khôi phục từ OneDrive hoặc Google Drive

Dùng khi: File lưu trong thư mục đồng bộ đám mây

Nếu bạn lưu file trong thư mục OneDrive hoặc Google Drive, cả hai đều tự động lưu lịch sử phiên bản trong vòng 30–90 ngày. Đây là cách khôi phục an toàn và hiệu quả nhất.

• 1 Đăng nhập vào onedrive.live.com hoặc drive.google.com trên trình duyệt
• 2 Tìm file Word cần khôi phục → chuột phải vào file
• 3 Chọn "Version History" (OneDrive) hoặc "Manage Versions" (Google Drive)
• 4 Chọn phiên bản cũ hơn → tải về hoặc nhấn Restore để khôi phục

Khuyến khích lưu tất cả tài liệu quan trọng vào OneDrive hoặc Google Drive – vừa có bản sao dự phòng, vừa truy cập được từ bất kỳ thiết bị nào.

05

Dùng phần mềm phục hồi dữ liệu chuyên dụng

Dùng khi: File bị xóa hoàn toàn, không còn trong Thùng Rác

Khi xóa file, Windows không xóa ngay mà chỉ đánh dấu vùng đó là "có thể ghi đè". Phần mềm khôi phục dữ liệu có thể tìm và phục hồi file này trước khi bị ghi đè bởi dữ liệu mới.

• 1 Tải phần mềm miễn phí Recuva (piriform.com/recuva) – an toàn, uy tín
• 2 Cài đặt và mở Recuva → chọn loại file cần tìm (Documents)
• 3 Chọn ổ đĩa cần quét → nhấn Scan (quét có thể mất vài phút)
• 4 Tích chọn file tìm được → nhấn Recover → lưu sang ổ khác

Quan trọng: Sau khi xóa file, hãy ngừng sử dụng ổ đĩa đó ngay – mỗi thao tác ghi dữ liệu mới sẽ giảm tỷ lệ phục hồi thành công.

Phòng Bệnh Hơn Chữa Bệnh

Cách tốt nhất để không bao giờ mất file Word là hình thành thói quen lưu file thường xuyên và sao lưu đúng cách ngay từ đầu.

Dùng OneDrive hoặc Google Drive để lưu trữ và đồng bộ tự động

Bật AutoSave 1–2 phút trong Word Options để an toàn tối đa

Nhấn Ctrl + S thường xuyên trong lúc gõ – thói quen quan trọng

Đặt tên file rõ ràng, lưu theo ngày để dễ tìm lại khi cần

Hướng dẫn sử dụng phần mềm & khôi phục file Word | Biên soạn năm 2025